Das Landratsamt Heilbronn ist eine von 38 Kommunen in Deutschland, die an der zweiten Runde des Bundesprogramms „Agentic AI Hub“ teilnehmen. Dieses Programm des Bundesministeriums für Digitalisierung und Staatsmodernisierung ermöglicht insgesamt 17 Start-up-Unternehmen, ihre jeweiligen KI-Lösungen in ausgewählten Pilotkommunen im Praxistest zu erproben. Um die Mitwirkung an dieser zweiten Programmphase hatten sich insgesamt knapp 400 Unternehmen und Kommunen beworben. Die Projektphase dauert von Anfang Oktober bis Mitte Dezember dieses Jahres.
Ausgewählt wurden das Landratsamt Heilbronn sowie fünf weitere Kommunen für den Test einer KI-Software, die das Start-up Lexaru aus Garching bei München für den Anwendungsfall „Sachbearbeitung im Aufenthaltsrecht“ entwickelt hat. „Ich freue mich außerordentlich, dass wir als Landratsamt Heilbronn den Zuschlag für diese Pilotphase bekommen haben“, sagt Landrat Norbert Heuser. „Damit erhalten wir die einmalige Gelegenheit, unsere Vorreiterrolle im Bereich Digitalisierung, Automation und Künstlicher Intelligenz auszubauen und zusammen mit einem starken und verlässlichen Partner unsere Leistungsfähigkeit und Effizienz als Verwaltung weiter zu steigern.“
Weniger Routinen, mehr Zeit für Fallbearbeitung
Gemeinsam mit dem auf KI-Software für Ausländerbehörden spezialisierten Technologieunternehmen Lexaru erproben nun die Ausländerbehörde und der Bereich Digitalisierung des Landratsamts, wie KI-Software die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Bearbeitung aufenthaltsrechtlicher Anträge unterstützen kann.
„Die Software wertet eingereichte Dokumente aus, übernimmt wiederkehrende Arbeitsschritte und entlastet so die Sachbearbeitung“, erläutert Stefan Gerhart, KI-Manager und stellvertretender Leiter des Sachgebiets Digitalisierung im Landratsamt. „Ziel ist es, dass die KI die Mitarbeitenden der Ausländerbehörde von Routinearbeiten entlastet und somit mehr Zeit für die eigentliche Fallbearbeitung frei wird.“
Wichtig dabei ist: Eine fachliche Entscheidung, die mit Unterstützung einer KI vorbereitet wird, trifft auch weiterhin immer ein Mensch. „Wir geben aufenthaltsrechtliche Entscheidungen nicht an eine Software ab, vielmehr liegt auch künftig die Verantwortung für die Qualität unserer Entscheidungen ausschließlich bei der Sachgebietsleitung und in der Folge bei der Amtsleitung“, betont Katharina Fischer, Leiterin des Amts für Migration und Integration.
Landratsamt geht digitale Transformation proaktiv an
Das Landratsamt Heilbronn sieht Digitalisierung als eine strategische Investition in die zukünftige Handlungsfähigkeit der Verwaltung, in die Lebensqualität der Menschen und in die künftige Wettbewerbsfähigkeit des Landkreises. Neben der E-Akte als digitalem Rückgrat gehören hierzu unter anderem Bausteine wie das Serviceportal mit dem Chatbot „HaNi“, der hausintern entwickelte Postbot „KAI“, der im März 2026 den zweiten Platz des Staatsanzeiger Award gewann, die bereits 2023 gestartete digitale Kfz-Zulassung sowie die Möglichkeit, über ein „Virtuelles Amt“ mit dem Pflegestützpunkt in Kontakt zu treten und Dokumente auszufüllen.