Alles rund um die digitale Antragstellung

Für die Antragstellung benötigen Sie Zugriff auf ein sicheres Anmeldeverfahren. Sollten Sie noch kein entsprechendes Anmeldeverfahren nutzen, beantragen Sie sich zunächst einen solchen Zugriff. Dies erfolgt über einen Online-Dienst (siehe Anleitung BUND-ID und Anleitung Unternehmenskonto).

Den Zugangs-Code für Ihr ELSTER-Zertifikat erhalten Sie auf postalischem Weg, was bis zu 14 Tage in Anspruch nehmen kann. Für das BUND-ID-Konto mit Authentifizierung durch den Online-Ausweis (für Privatpersonen) ist ggf. die Aktivierung der Online-Funktion auf dem Bürgerbüro Ihrer Gemeinde notwendig.

Der digitale Bauantrag selbst wird über den Online-Dienst Virtuelles Bauamt (ViBa) eingereicht. Da es sich um einen neuen Online-Dienst handelt, fehlt noch die Routine im Umgang damit. Nehmen Sie sich daher für die Vorbereitung der ersten Antragstellung sowie die Durchführung der Antragstellung ausreichend Zeit und planen Sie genügend Vorlauf ein, falls Sie sich bisher noch nicht für sicheres Anmeldeverfahren registriert haben.

Halten Sie Ihre Zugangsdaten zum Anmeldeverfahren für die Nutzung von digitalen Bauanträgen bereit.

Falls Sie noch kein ELSTER-Zertifikat (Privatpersonen), kein BUND-ID-Konto mit Authentifizierung durch den Online-Ausweis (Privatpersonen) und kein Unternehmenskonto mit ELSTER-Zertifikat – kurz MUK – (Unternehmen) haben, richten Sie sich ein entsprechendes Konto ein.

Rechnen Sie hierfür ca. 14 Tagen Vorlaufzeit zu Ihrer ersten Antragstellung ein, da ein Teil der Zugangsdaten auf postalischem Weg versendet wird.

Für die Beantragung einer BUND-ID mit einem ELSTER-Zertifikat halten Sie Ihre 11-stellige persönliche Identifikationsnummer bereit. Sie finden diese u.a. auf Ihrem Einkommensteuerbescheid oder auf Ihrer Lohnsteuerbescheinigung.

Halten Sie für die Beantragung eines Unternehmenskontos Ihre aktuelle Steuernummer bereit. Die Steuer-ID reicht für die Beantragung nicht aus.

Für alle an einem digitalen Antrag beteiligten Personen ist ein Anmeldeverfahren mit substantiellem „hohem“ Vertrauensniveau erforderlich.

In dem Bauantragsverfahren gibt es mindestens zwei Rollen, die i.d.R. durch unterschiedliche Personen wahrgenommen werden. Dies sind Entwurfsverfassende und Freizeichnende.

Die Beteiligten des digitalen Antragsverfahrens benötigen entsprechende Zugangsdaten über ein Anmeldeverfahren mit hohem Vertrauensniveau zur Nutzung des Online-Dienstes ViBa (Virtuelles Bauamt).

An einem Bauantrag können Planverfassende, die Bauherrschaft und weitere Beteiligte gemeinsam über den Online-Dienst ViBa-BW zusammenarbeiten und miteinander kommunizieren, um die Unterlagen für einen Bauantrag einzureichen.

Die Kommunikation zwischen dem Landratsamt und den Einreichenden ist nach erfolgter digitaler Einreichung jedoch nur in einer sog. 1:1-Beziehung möglich.

Der Nutzende, der den Bauantrag über ViBa-BW „einreicht“ – also diese Funktion auslöst – , ist bis zum Ende der Antragsbearbeitung der alleinige Kommunikationspartner des Landratsamtes Heilbronn. Alle Nachrichten, die über die Online-Plattform ausgetauscht werden, können ausschließlich von diesem Nutzenden gelesen und beantwortet werden. Daher kann es je nach Einzelfall sinnvoll sein, dass der Entwurfsverfassende den Antrag selbst letztendlich nicht digital einreicht, sondern der Bauherr oder die Bauherrin.

Falls ein Vertreter, z.B. der Entwurfsverfasser oder ein sonstiger Vertreter, den Bauantrag auf ViBa einreicht, wird eine Vollmacht zur Durchführung des Verfahrens inklusive Zustellungsbevollmächtigung benötigt. Laden Sie diese Vollmacht ebenfalls hoch unter der Rubrik „Sonstiges“. Dasselbe gilt für Bauherrengemeinschaften, die einen Vertreter zu bestellen haben.

Haben sich bei Ihnen in den letzten Monaten Ihre Adressdaten geändert? Dann prüfen Sie, ob die aktuellen Daten bereits in Ihrem ELSTER-Konto hinterlegt sind. Ist das nicht der Fall, lassen Sie die Daten ändern. Privatpersonen wenden sich an das Einwohnermeldeamt, Unternehmen an das Finanzamt. Die Änderung nimmt ggf. mehrere Wochen in Anspruch.

Eine digitale Antragstellung ist nicht abhängig von der hinterlegten Adresse, jedoch sollten Sie die Informationen in Ihrem ELSTER-Konto stets aktuell halten.

In Ihrem Zertifikat können Sie zusätzlich eine E-Mail-Adresse hinterlegen, die für die Kommunikation mit Ihnen genutzt werden soll. Prüfen Sie die Aktualität der hinterlegten E-Mail-Adresse und ändern Sie diese online bei Bedarf ab.

Einige Funktionalitäten in ViBa-BW setzen eine aktuelle Browser-Version voraus.

Insbesondere auf Apple-Geräten funktioniert die Antragstellung nur mit der aktuellsten Version von Safari oder einem anderen Browser.

Das System leitet Sie durch die einzelnen Schritte Ihrer Antragstellung.

Sie geben die Daten in Echtzeit ein. Das bedeutet, dass das Online-Portal Ihre Daten-Eingabe speichert, sobald Sie in das nächste Eingabefeld wechseln. Gleiches gilt für den Upload von Dokumenten. Sobald dieser von Ihnen vorgenommen wurde, sind die Dokumente gespeichert, ohne die Notwendigkeit einer gesonderten Bestätigung der Speicherung durch Sie.

In jedem Schritt müssen die Daten vollständig hochgeladen werden, um den Antrag letztendlich einreichen zu können. Mit der Vollständigkeit der Dokumente lassen sich Nachforderungen vermeiden.

Es sind Dateinamen zu verwenden, die den Inhalt leicht erkennen lassen. Die Verwendung von gängigen oder leicht verständlichen Abkürzungen ist möglich. Die Dateinamen sind auf 25 Zeichen zu begrenzen. Verwenden Sie keine Umlaute (ö,ä,ü). Benennen Sie die Pläne/Dokumente einzeln nach folgenden Vorgaben:

[Tag].[Monat].[Jahr]_Bezeichnung.pdf

Die digitalen Dokumente müssen all im „Portable Document Format Archivable (PDF/A)“ eingereicht werden. Achten Sie daher bei der Vorbereitung Ihrer Dokumente darauf, dass diese im PDF/A-Format vorliegen. Dokumente, die in anderen Dateiformaten hochgeladen werden, werden im PDF/A-Format nachgefordert.

Nur im PDF/A-Format vorliegende digitale Dokumente sind für die Langzeitarchivierung geeignet und gesetzlich für die elektronische Übermittlung zugelassen.

Laden Sie die einzelnen Dokumente getrennt voneinander hoch. Auch inhaltlich in Zusammenhang stehende Dokumente laden Sie als getrennte Dateien hoch. Das erleichtert den Überblick und die Bearbeitung der Anträge.

Nachreichen von Dokumenten:

Bitte beachten Sie, dass pro Nachricht die Nachreichung auf 5 Dokumente beschränkt ist. Reichen Sie mehr als 5 Dokumente nach, übermitteln Sie diese in zusätzlichen Nachrichten.

Speichern Sie die Dokumente in Leserichtung ab. Das erleichtert die Bearbeitung der Dokumente. 

Planunterlagen können nur dann bearbeitet werden, wenn der korrekte Maßstab angegeben ist.

Sind die Rechte auf Ihre Dokumente für eine vollständige Bearbeitung eingeschränkt, kann es im Laufe der Antragsbearbeitung zu Nachforderungen von digitalen Dokumenten kommen.

Aus Sicherheitsgründen akzeptieren wir keine Dokumente, die auf externe Inhalte verweisen (z.B. Verlinkungen auf Internet-Adressen). Dokumente mit Hyperlinks werden von uns gelöscht und führen zu einer Nachforderung.

Sobald Sie Ihren digitalen Antrag über die Online-Plattform einreichen, haben wir Zugriff auf Ihre Antragsdokumente und –informationen. Zuvor sehen nur Sie und die am Vorgang digital beteiligten Nutzenden Ihre Antragsdaten.