Jedes Dokument, das im Landratsamt Heilbronn eingeht, einzeln zu öffnen, die relevanten Daten zu erkennen, diese von Hand abzutippen und sie anschließend an die zuständigen Mitarbeiter zu verteilen – das erfordert Manpower, Konzentration … und Zeit.
Seit Sommer dieses Jahres übernimmt diese Aufgabe in einem Fachbereich des Landratsamts der hauseigene Post-Bot „KAI“. Die Soft-ware analysiert KI-basiert eingehende Dokumente wie etwa Anträge oder Arztbriefe, erkennt deren Inhalt – auch handschriftliche Notizen – und leitet sie an die jeweiligen Sachbearbeiter weiter. Inzwischen hat das fleißige Helferlein mehr als 10.000 Dokumente verarbeitet und somit spürbar zur Entlastung ihres Teams beigetragen. Die Mitarbeitenden können sich dadurch stärker auf fachliche Aufgaben und Bürgeranliegen konzentrieren.
Nicht nur das macht „KAI“ besonders. Der fleißige KI-„Kollege“ ist ein Eigengewächs, entwickelt durch das Team Digitalisierung. Die Einbindung einer externen Agentur sowie der Einkauf einer entsprechenden Technologie waren nicht nötig. „KAI“ soll nun auch in anderen Bereichen des Landratsamts implementiert werden und könnte perspektivisch auch einmal anderen Verwaltungen zur Verfügung gestellt werden.
Bürgernah und effizient – damit hat „KAI“ nun auch die Jury des Staatsanzeiger Awards 2025 überzeugt: In der Kategorie „Digitalisierung und Innovation“ hat er es bei insgesamt 49 Einsendungen unter die Top drei geschafft. Ob es der Post-Bot des Landratsamtes Heilbronn ganz nach oben auf das Siegertreppchen schafft, zeigt sich am 19. März 2026 bei der Preisverleihung im Landesmuseum Württemberg in Stuttgart.